Damit Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen Nachweise erbracht und (weitere) formale Voraussetzungen erfüllt werden. Die steuerlichen Spielregeln wurden durch das Bundesfinanzministerium bereits mit Schreiben vom 30.6.2021 angepasst. Allerdings gewährte die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung, die nun am 31.12.2022 auslief.
Grundsätzliches zum Abzug von Bewirtungsaufwendungen Nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG kann ein Steuerzahler Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen, wenn er dafür einen geeigneten Nachweis erbringt. Dabei müssen die Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung klar ersichtlich sein. Als Betriebsausgaben anerkannt werden 70 % des Rechnungsbetrags. Seit dem 30.06.2021 ist es erlaubt, digitale oder digitalisierte Bewirtungsbelege einzureichen. Dabei ist essenziell, dass jedem Bewirtungsbeleg die dazugehörige Rechnung eindeutig zuzuordnen ist.
Neuregelung für ab dem 01.01.2023 erstellte Bewirtungsbelege Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne der sog. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), werden für den Betriebsausgabenabzug nur noch maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Für bis zum 31.12.2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen war der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der Kassensicherungsverordnung geforderten Angaben zulässig.
Weitere Anforderungen für die steuerliche Anerkennung Nach § 6 KassenSichV werden jedoch weitere Anforderungen an einen geschäftlich veranlassten Bewirtungsbeleg gestellt, wenn der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet. Danach muss die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete sowie mithilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnung auch enthalten:
- den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der Vorgangsbeendigung, - die Transaktionsnummer und - die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls.
Diese Angaben müssen sich für geschäftlich veranlasste Bewirtungen ab 1.1.2023 zwingend aus dem Bewirtungsbeleg ergeben. Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, obwohl der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, ist ein Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
Umsetzung der Neuregelung in der Praxis Der Bewirtete kann grundsätzlich darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden.
Abseits von diesen Neuerungen werden „herkömmliche“ Bewirtungsbelege (z. B. rein maschinell oder handschriftlich erstellte Rechnungen) ab dem 1.1.2023 nur noch dann anerkannt, wenn der Bewirtungsbetrieb kein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwenden sollte. Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Bewirtungsbetrieb eine offene Ladenkasse nutzt.
Direkt bei Erhalt der Rechnung sollte daher kontrolliert werden, ob alle nötigen Angaben auf dem Bewirtungsbeleg vorhanden sind. Um einer Zettelwirtschaft vorzubeugen und keine Quittung zu verlieren, können Unternehmen überdies auf eine softwaregestützte digitale Erfassung ihrer Bewirtungsnachweise setzen.
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