Ab 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland Pflicht. Was aus Steuersicht bei Ausstellung und Empfang von E-Rechnungen zu beachten ist.
Grundsätze
Im Wachstumschancengesetz wurden erstmals gesetzliche Regelungen zur elektronischen
Rechnung, kurz E-Rechnung, verabschiedet. E-Rechnungen sind verpflichtend bei Umsätzen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen (= inländische B2B-Umsätze). Sind die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei oder lautet der Rechnungsbetrag über nicht mehr als 250 Euro, besteht ein Wahlrecht. Grundsätzlich gelten die Regeln zur E-Rechnung bereits ab 1. Januar 2025, es gibt jedoch Übergangsregelungen.
Definition
Was man unter einer E-Rechnung versteht, ist in § 14 Abs. 1 UStG definiert. Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem „strukturierten elektronischem Format“ ausgestellt, übermittelt, empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung möglich ist. In erster Linie dürfte das Finanzamt ein Interesse daran haben, dass die E-Rechnung „verarbeitet“ werden kann. Denn so erhält das Finanzamt auf Knopfdruck die Informationen, ob alle nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Rechnungsangaben in einer Eingangsrechnung vorhanden sind.
E-Rechnung ignorieren?
Keine gute Idee ist, die neuen Steuerspielregeln zu ignorieren und abzuwarten, was passiert, wenn das Finanzamt auf Papier- oder pdf-Rechnungen stößt. Denn im Entwurf des BMF-Schreibens zur E- Rechnung ist ein Passus zu finden, nachdem der Leistungsempfänger seinen Anspruch auf Vorsteuererstattung verliert, sollte die verpflichtende E-Rechnung nicht vorliegen. Also besser frühzeitig mit dem Steuerberater klären, welche Schritte für die Umstellung der Buchhaltung auf die E- Rechnung erforderlich sind und in welchem Zeitfenster.
E-Rechnung als Muss
Unter vier Voraussetzungen sind E-Rechnungen ein Muss:
1. Es handelt sich nicht um Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind.
2. Es wird eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht,
wobei beide Unternehmer in Deutschland ansässig sein müssen.
3. Es wird eine Leistung an eine juristische Person erbracht, die nicht Unternehmer ist.
4. Es wird eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung mit einem
Grundstück erbracht.
Gutschrift & Co.
Ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend, greifen die neuen Steuerspielregeln auch, wenn mit einer Gutschrift abgerechnet wird, für abgerechnete Umsätze der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer nach § 13b UStG schuldet, die Rechnung von einem Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgestellt wird oder für Umsätze die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG zur Anwendung kommt.
Übermittlung/Empfang
Die E-Rechnung muss zwingend in elektronischer Form übermittelt werden. Das setzt voraus, dass sie per E-Mail beziehungsweise über eine Schnittstelle übermittelt wird oder als Download über ein Portal abgerufen werden kann. Die Übergabe der XML-Datei zur E-Rechnung bspw. auf einem USB- Stick erfüllt die Voraussetzung zur vorgeschriebenen elektronischen Übermittlung nicht.
Zeitfenster Ausstellung
Muss verpflichtend eine E-Rechnung erstellt werden, gilt unverändert die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
Übergangsfrist
Um den hiervon betroffenen Unternehmen ausreichend Spielraum bei der Umsetzung zu ermöglichen, ist eine umfassende Übergangsfrist vorgesehen. Im Rahmen der Übergangsregelung können Unternehmen in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Rechnungen in Papierform oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers beispielsweise als PDF-Dokument per E-Mail versenden. Ab 2027 gilt diese Möglichkeit nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro.
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