Die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht bloß eine lästige Pflicht. Vielmehr liegt darin eine echte Chance: die Buchhaltung kann dadurch erheblich effizienter werden – und das bei überschaubaren Kosten.
Seit 1. Januar 2025 geht Deutschland einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung: Unternehmen müssen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) E-Rechnungen empfangen können. Die Kritik an der Pflicht zur E-Rechnung ist unüberhörbar. Sie richtet sich hauptsächlich an die Kosten und den Aufwand, buchhalterische Prozesse umzustellen. Doch die Weichen sind längst gestellt. Es gelten bereits die Grundsätze der GoBD. Und auch Word und Excel als Rechnungsstellung-Tools sind schon längst rechtlich problematisch.
Ein Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation
Die Pflicht zur E-Rechnung ist ein erster Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation. Es geht nicht nur um die E-Rechnung, es geht darum, Geschäftsprozesse digital zu denken. Mit der richtigen Software erhalten Unternehmer eine umfassende Sicht auf ihr Unternehmen und die betriebswirtschaftlichen Zahlen. So kann zum Beispiel viel einfacher nachgeprüft werden, was noch offen ist, man kann gleichzeitig die ganze Kommunikation mit den Geschäftspartnern einsehen und es gibt Mechanismen, die automatisch an Fristen und Termine erinnern.
Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Lohnabrechnungen, Jahresabschlüsse etc. – alle Fäden laufen in der Buchhaltung zusammen. All das bietet eine gute Software heute aus einer Hand. Relevante Daten müssen nur einmal eingegeben werden und können dann für andere Anforderungen umgewandelt und weiterverarbeitet werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Gerade auch Unternehmern, die viel unterwegs sind, bietet sich die Chance, mobil auf Informationen zuzugreifen. Und dem Steuerberater kann jederzeit Zugriff auf relevante Daten gewährt werden.
Umstellung der Prozesse
Software kann mehr leisten als die Pflicht zur E-Rechnung fordert. Unternehmer, die bereits eine Rechnungssoftware einsetzen, bekommen von der Umstellung auf die E-Rechnung im Prinzip nichts mit. Das läuft alles im Hintergrund. Ein Unternehmer muss sich dann auch nicht mit unterschiedlichen Datei-Formaten auseinandersetzen. Das macht alles die Software für ihn.
Weitere Vorteile: Unternehmer haben die Sicherheit,
dass der Prozess der Rechnungsstellung richtig ist.
dass die Daten zuverlässig für einen längeren Zeitraum gespeichert werden.
dass die Software im Hintergrund die ordnungsgemäße Erstellung, den Versand und Empfang einer E-Rechnung gewährleistet.
Erste Schritte
Unternehmer, die noch keine Rechnungssoftware einsetzen, aber über Digitalisierung ihres Betriebs nachdenken, sollten sich zunächst ihren Prozess der Rechnungsstellung anschauen. Wie werden Rechnungen heute verschickt und empfangen? Eine zukunftsträchtige Lösung ist in den meisten Fällen cloudbasiert.
Wahl der richtigen Software
Wer sich für eine Software entscheidet, sollte deshalb darauf achten, dass sie GoBD-zertifiziert ist und eine Cloud-Lösung beinhaltet. Nur hierbei können die beschriebenen Prozesse automatisch und für den Unternehmer unbemerkt im Hintergrund ablaufen. Sie sind dann immer auf dem aktuellen Stand und müssen sich nicht um Installation oder Wartung kümmern. Langwierige Mitarbeiterschulungen sind aufgrund der Nutzerfreundlichkeit regelmäßig nicht notwendig. Die Kosten einer Software und
Cloud-Lösung amortisieren sich aufgrund der effizienteren Arbeitsweise schnell. Wenn Fachkräfte fehlen, macht es ja auch keinen Sinn, dringend benötigte Mitarbeiter und teure Arbeitskraft mit sinnlosen Routine-Aufgaben zu beschäftigen.
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