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Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat seine Aussagen zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten aktualisiert. Mit Schreiben vom 30.6.2021 hat sich das BMF ausführlich zur Abzugsbeschränkung für Bewirtungskosten geäußert. Neu sind insbesondere Aussagen rund um die Anerkennung von Bewirtungsrechnungen, die dem zwischenzeitlich eingetretenen technischen Wandel bei den Kassensystemen geschuldet sind. Die Aussagen der Finanzverwaltung im Überblick:


Abzug von Bewirtungskosten:

Werden Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet, sind die dabei anfallenden (angemessenen) Kosten nur zu 70 Prozent steuerlich abziehbar; die übrigen 30 Prozent sind vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Mit dieser Beschränkung trägt der Steuergesetzgeber dem Umstand Rechnung, dass die Bewirtungen auch die private Lebensführung der bewirteten Personen berühren.


Bewirtungsbeleg:

Der (anteilige) Abzug von Bewirtungskosten erfordert einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung muss dieser Nachweis zeitnah erstellt werden. Ein formloser Bewirtungsbeleg genügt, muss aber vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden. Erfolgt die Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb, muss dem Bewirtungsbeleg die Rechnung beigefügt werden; in diesem Fall genügen dann Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.


Anforderung an die Bewirtungsrechnung:

Grundsätzlich muss die Bewirtungsrechnung den umsatzsteuerlichen Anforderungen des § 14 UStG entsprechen. Zu den Muss-Inhalten zählen demnach unter anderem die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastronomiebetriebs, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und eine Leistungsbeschreibung.


Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen:

Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro müssen geringere Anforderungen erfüllen - aus ihnen muss lediglich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der Bewirtung, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag samt Steuersatz hervorgehen.


Rechnungserstellung:

Sofern der besuchte Gastronomiebetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, dürfen Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass nur steuerlich abgezogen werden, wenn maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen vorliegen. Das BMF weist darauf hin, dass der bewirtende Steuerpflichtige im Allgemeinen darauf vertrauen kann, dass die ihm erteilte Rechnung ordnungsgemäß ist, sofern der Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen ist. Diese Angaben können auch in Form eines QR Codes erfolgen.


Digitale oder digitalisierte Bewirtungsbelege:

Die Nachweiserfordernisse zum Abzug von Bewirtungskosten können auch in elektronischer Form erfüllt werden. Das BMF führt aus, dass die steuerlichen Abzugsvoraussetzungen als erfüllt anzusehen sind, wenn

  • der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,

  • der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,

  • das erstellte Dokument vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,

  • der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,

  • das erstellte Dokument zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) elektronisch aufbewahrt wird und

  • bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.



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